読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

技術を磨くだいぱんまん

ごはんと自由が大好き。

SEの僕が業務でバリバリ使うExcel術14選+おまけ

インターネット

f:id:donchan922:20150719073659j:plain

2016/10/7更新

こんにちは、だいぱんまん(@donchan922)です。

仕事でExcelをよく使います。1日の業務の中でExcelを触らない日はまずありません。

それだけ触っていると、どうにか作業を効率化できないかと考えるようになります。そして調べて実践する、というのを繰り返していると、結構な量のExcel術がたまっていることに気づきました。

そこで今回は、Excel術の中でも特に使うものをランキング形式で紹介します。これらのExcel術を用いると、仕事効率が2〜3倍はあがります。

動作環境は以下のとおりです。

  • OS:Windows 7
  • Version:Microsoft Office 2010

14位 リボンの非表示/表示

f:id:donchan922:20150716232048g:plain
画面上のリボン(メニュー)の右上の「」をクリックすれば、リボンを非表示にできます(「」をクリックで再表示)。僕は常にリボンを隠しているので、利用頻度は高くないですが、とても便利です。表示画面が広がる⇒作業効率アップ。

13位 今日の日付 ⇒ ctrl + ;(セミコロン)

f:id:donchan922:20150718091502g:plain
資料の作成日や更新日を入力することはよくありますよね。ちなみに、ctrl + :(コロン)で現在時刻を入力できます。

12位 名前を付けて保存 ⇒ f12

f:id:donchan922:20150718091607g:plain
会社だと、一からブックを作成することはあまりないですが、たまに新規作成する時があるので外せないExcel術。

11位 印刷画面 ⇒ ctrl + p

f:id:donchan922:20150718091813g:plain
何かと行う印刷。印刷画面を開いて、そのままEnterを押すと印刷完了。

10位 リボンの上ににショートカットコマンドをつける

f:id:donchan922:20150716231641g:plain
画面上のリボン(メニュー)の左上の「」をクリックすれば、よく使うコマンドの選択画面が表示されます。それをショートカットコマンドに登録すると、リボン左上のところにそのコマンドが表示されます。僕は、「図形」、「セル結合」などを登録しています。

9位 シートをコピー ⇒ ctrl + シートをドラッグアンドドロップ

f:id:donchan922:20150718091742g:plain
フォーマットとなるシートをコピーして、資料を作成する際によく用います。

8位 シート間を移動 ⇒ ctrl + fn + ↑ or ↓(もしくは、ctrl + pageUp or pageDown)

f:id:donchan922:20150718091621g:plain
複数のシートを編集する際によく用います。シート間の移動がさくさくで気持ちいいです。

7位 リストボックス選択 ⇒ alt + ↓

f:id:donchan922:20150718091542g:plain
最近までマウスでしか選択できないと思っていました。これを知った時は軽い感動を覚えたくらいです。

6位 一つ前の作業を繰り返す ⇒ f4

f:id:donchan922:20150718091442g:plain
例えば、上の画像のように、複数のセルに同じ色を塗りつぶしたいときに便利です。

5位 f2でセルにフォーカスあてる

f:id:donchan922:20150718091757g:plain
セルに何か入力されている状態で、足して何かを入力する際によく使います。

4位 複数のセルの値を一括削除 ⇒ 選択 + delete

f:id:donchan922:20150718091841g:plain
一括で削除できる爽快感があります。

3位 複数のブックを閉じる ⇒ alt + f4

f:id:donchan922:20150716231738g:plain
PCをシャットダウンする際や作業を終える際によく使います。

2位 ブックひとつを閉じる ⇒ ctrl + w

f:id:donchan922:20150716231723g:plain
いくつも開くことのあるExcelファイル。そんなときに1つずつ閉じる際はこのコマンド。

1位 上書き保存 ⇒ ctrl + s

f:id:donchan922:20150718091827p:plain
上書き保存せずに作業し続けて、Excelが強制終了しデータが飛んだ経験をしてから、こまめに上書き保存をするようになりました。

おまけ

仕事効率化とは異なりますが、こうした方がいいよというExcel術を紹介します。

保存して閉じるときは、最初のシートのA1セルにフォーカスをあてる

f:id:donchan922:20150718091910p:plain
いわゆる、お作法というものです。仕事では、作成したExcelファイルは基本的に自分以外の人も参照します。ですので、第三者がExcelを開いた際に、見やすいようにこうしておくことをおすすめします。